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第5回:オンライン朝会(朝礼)で、円滑なリモートワークを

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アフターコロナにも!社員コミュニケーションの活性化に効果的

例年、年度末はいろいろな業務に追われ慌ただしいですよね。そこに今年は新型コロウイルス感染症の拡大、まさに「想定外のできごと」が加わってしまいました。現在、働き方が変わったという方も多いでしょう。

当社の働き方には、もともとリモートワーク(在宅ワーク)という選択肢がありました。すでに在宅ワークを1年弱しているスタッフもいますが、私も先月から在宅ワークに切り替えました(今回のスタッフブログは我が家のリビングから執筆しています)。

在宅ワークにも少しずつ慣れてきましたが、家で仕事をすることのメリットとデメリットを感じるようになっています。
大きなメリットは、通勤時間の短縮。幸い私は職場との距離が近いので通勤時間はかからないほうですが、それでも朝の貴重な時間を家事に充てることができています。
しかし、デメリットも。そのひとつが職場の方たちとのコミュニケーション不足です。 会社に出勤していれば、当たり前のように顔を合わせ相談したり会話ができていた環境とは違い、仲間から孤立しているような感覚になることもあります。このデメリット、多くの方がかんじているのではないでしょうか?

当社では、毎朝「オンライン朝会」を開催

当社では、毎朝「オンライン朝会」を開催、スタッフ同士が仕事をする距離は離れても、業務の連携は近い位置でとることにしています。朝礼を毎日おこなっている組織もあるかもしれませんが、それをオンラインでやっている状態です。簡単に流れをご紹介しますね。

  • 朝会開始時間の3分前くらいから、オンライン会議室に各自チェックイン。集まったメンバー同士雑談。
  • 朝会開始時間になると、順番に「自分が今日やる業務について」「協力が必要な業務について」などをアナウンス、共有。
  • 大きな相談や協力を投げかけられた業務がなければ終了。それらがあれば関係メンバーだけ残ってミーティング、他のメンバーはそれぞれ自分の業務開始。

いかがですか?当社スタッフ10人でおこなうと時間にして10分程度のことですが、これだけでも多くのメリットが生まれることがわかりました。
例えば、ひとりひとりの業務が把握できるので依頼したい作業を出すタイミングがわかりやすくなること、協力を必要とするプロジェクトであれば相談しやすい雰囲気になったり自分が担当するプロセスのスケジュールを組みやすくなることなどです。私の場合は、なにより在宅ワークのデメリットであった 孤独感が減り安心感につながっています。

アンケート機能で体調チェック

オンラインで表情や声の調子をお互い確認したり、アンケート機能で体調チェックをしてみたり(右図)、時には在宅ワークならではのハプニングを楽しみながら、この朝会で毎日業務をスタートさせています。不思議と対面でおこなう会よりも和やかな雰囲気が感じられますし、プライベートな空間を仕事空間に切り替えるためのスイッチになっています。

先日、某TV番組のインタビューでは、国際宇宙ステーション内に142日間も滞在した経験をもつ油井宇宙飛行士も「国際宇宙ステーションというプライベートと仕事の境目が作りにくい場所でメリハリをつけるために、規則正しく朝礼、終礼をやっていた」と話していました。

しばらくイレギュラーな働き方をする方も多いと思いますが、ぜひ、御社でも(部署ごとにでも)取り入れてみてください。コラム『ウェブ会議(オンライン会議)を上手に進めるコツ』の要素もぜひ参考にしてみてくださいね。

【追記】ウォータークーラー・チャットの役割も

「ウォータークーラー・チャット」という言葉、耳にしたことがありますか?ウォータークーラーが設置されているような休憩室で、雑談したり仕事の相談をしたり、スタッフ同士が気軽にコミュケーションをとる(チャットする)ことを指しています。
同じような仕組みで、オンライン会議室に出入り自由な部屋を設けておき、リモートワークでの不安解消や気分転換用に、いつでも入室可能な場所(つなぎっぱなしルーム)も用意するのもいいかもしれません。 (2020年4月20日)

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