新型コロナウイルス感染症をきっかけに、在宅ワークやウェブ会議（オンライン会議）を導入する企業が増えています。しかし、ウェブ会議ツールを導入したものの、「うまく会議が進行できない」「コミュニケーションの取り方が難しい」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？なぜならば、ウェブ会議だからこそ必要な配慮が求められるからです。
そこで今回は、ウェブ会議を上手に進めるコツを「司会進行者（ファシリテーター）の立場」と「参加者の立場」からご紹介します。
あなたが「司会進行者の立場」の場合
会議前にしておくこと
1.参加者には議題を事前に送りましょう。リマインダーも忘れずに
ウェブ会議に限らないことですが、会議の目的と議題は必ず事前に共有しましょう。資料を添付する場合は、事前に目を通してほしいものか、会議のときに使う参照資料なのかを明確にすることも必要です。ウェブ会議中は画面共有機能を使いながら議事が進行しますが、参加者によっては自分のパソコンでファイルを確認しながら参加する人もいるかもしれません。資料を適切に案内することは、スムーズに会議をスタートさせるための大前提となります。
また、ウェブ会議に参加するためのURLがわからなくなってしまったり、会議自体を忘れてしまったりすることがないように、リマインダーも忘れずに送りましょう。
2.開始時間前にウェブ会議ルームに接続しましょう
参加者が時間ぴったりにウェブ会議ルームに接続してくるとは限りません。部屋（ウェブ会議ルーム）の様子がわからないからと、少し早めに接続をする参加者もいるでしょう。司会進行者は、5分前には部屋に接続して参加者を迎えるようにしましょう。いつから始まるのかな…と不安にさせるより、早めに接続してきた人と雑談をして場づくりをしたり、事前に会議活性化の支援をお願いしたりするチャンスです。
3.コ・ファシリテーター(co-facilitator)の存在は重要です
コ・ファシリテーターとは、メインとなる司会進行者（ファシリテーター）を支援する役目の参加者のことです。サブファシリテーターという言い方をすることもありますが、「共同」の意味合いを強く持っています。ウェブ会議の場合、会議の司会進行者と参加者は１：Nの関係※1になってしまいがちです。 そこで、コ・ファシリテーターの存在が重要になります。参加者の立場から話を膨らめたり質問を出したりして、会議を活性化する手助けをしてもらえます。コ・ファシリテーターとは進行補助のしかたについて作戦を練っておくとよいでしょう。
※1 ファシリテーターが話題を振って参加者の誰かに意見を求め、それをファシリテーターが受け取ったうえで、別の参加者にも投げかけるといったやり取りの繰り返し
会議開始時にしておくこと
4.「チェックインタイム」で誰でも発言しやすい雰囲気に
チェックインとは、会議の冒頭におこなわれる参加者同士のショートトークのことです。内容は、会議に関することでも、現在の自分の状態や気持ちを他の参加者に知ってもらうものでも構いません。全員が口を開くことで、場の雰囲気が柔らかくなり、「積極的に話してもよいのだ」という意識が生まれます。ただし、これが会議の本題ではありませんので、ひとりひとりのチェックイン時間が長くなりすぎないように注意しましょう。
5.会議の目的、ゴール、グラウンドルールを共有しましょう
目的とゴールをはっきりさせることの重要性は、もはや説明が不要ですよね。これらに加えて、グラウンドルールを決めておくことをおすすめします。 グラウンドルールとは会議をスムーズに進行するための心構えや約束事です。以下のような例が挙げられます。
- 「参加者の意見はしっかりと聴き、途中でさえぎらないようにしよう」
- 「意見の違いを受け入れて楽しもう」
- 「不明点があるときは、チャット機能で積極的に質問しよう」
グラウンドルールは、会議の目的や種類、参加者によって変わりますが、これを設けることによって、「安心安全な場づくり」につながります。
6.「誰が参加しているのだろう？」と不安にさせないために
ウェブ会議では、一人ずつ個別の端末で接続するとは限りません。支社や部署ごとに部屋に集まり、誰かのパソコン（カメラ）を使って集団で接続することもあります。この場合、他の接続ポイントの参加者にとっては、「誰が参加しているのかよくわからないまま会議が始まる」という状態になっていることがあります。
司会進行者は、会議参加者を確認したうえで議事をスタートするようにしましょう。司会進行者がまとめて「▲▲支社からはAさんとBさんが参加しています。■■支社からCさんが参加です」とまとめて説明する方法でもよいですし、接続ポイントごとに「こちらは▲▲支社です。Aさん、Bさんが参加しています」と説明してもらう方法でもよいでしょう。少しでも多く参加者に発言してもらうという意味では、後者の方がおすすめです。
7.参加者の役割や立ち位置を明確に
誰が参加しているのかに加えて、「なぜ参加しているのか」「会議内ではどのような役割をになうのか」という会議での立ち位置の共有も重要です。 ウェブ会議の場合は移動の手間が省けるため、オブザーバー（傍聴者）が参加するケースもあります。どのような意図でオブザーバーが参加しているかという理由があいまいなまま「（聴くだけ専門の）耳だけ参加者」が増えると、発言者は話しにくくなります。他の業務をスムーズに連係させるためなど、前向きな状態での参加であればよいのですが、やみくもにオブザーバーは増やさない方が賢明です。
会議進行中に気をつけること
8.「オンラインホワイトボード」を活用しましょう
ウェブ会議ツールにホワイトボード機能がある場合は、積極的に利用しましょう。音声だけで会議を進行するより、対面会議と同様に、話のポイントを視覚でとらえられる状態にしておくと、参加者の考えもまとまりやすくなります。 ホワイトボード機能がない場合は、Googleドキュメントなどを用いて会議時間中に参加者が共同で書き込めるファイルを別途設けることでも構いません。司会進行者だけでなく参加者全員が気軽に書き込みができるようにするとよいでしょう。
9.「チャット」はつねに書き込みOK状態にしましょう
大半のウェブ会議ツールにはチャット機能がついています。いざ会議が始まると、通話や画面共有の操作で頭がいっぱいになってしまいチャットツールはうまく活用できていないというケースもありますが、次のような使い方ができるメリットもあります。積極的に書き込みがされるように、グラウンドルールでチャットの使い方にも触れてみましょう。
- 会議の進行が遮断されないように、質問はチャットで投稿してもらう。発表が終わったあとで、まとめてチャットを確認して回答（議論）をする
- 発表を複数名で順番におこなう場合は、メイン話者とは別の人が、QA対応や補足対応役に回る
- URLなどの補助情報をチャットで案内する
ホワイトボードやチャット機能を工夫して使うことで、対面会議よりもむしろ効果的な会議になります。
10.雑音が入る参加者がいるときは、司会者がミュートにしましょう
ウェブ会議はさまざまな環境から参加者がつながるため、雑音や会議に参加していない人の声などが入ってしまうことがあります。司会進行者がそのような状況に気づいたら、会議の妨げにならないように、司会者側で強制的にミュートにするようにしましょう。接続者本人では雑音が入ってしまっていることに気づかないこともあります。
11.参加者全員、会議についてきていますか？
対面会議と違ってウェブ会議ではお互いの表情やしぐさなどが観察しづらい状況です。そのため、発言者は「話の内容を理解されているか」わかりにくいという課題があります。また、会議の流れを止めてしまうことを懸念した参加者側が発言できない状態の場合もあります。司会進行者もしくはコ・ファシリテーターは、参加者の様子を注意深く観察し、必要に応じた確認をいれながら早めにフォローをしましょう。
会議終了時にしておくこと
12.会議の振り返りと今後の活動予定の確認は忘れずに
ウェブ会議の場合、途中で接続不良になって聞き逃した部分があるという人もいるかもしれません。認識齟齬をなくすためにも、会議を終える前に、内容の振り返りをすることは重要です。会議中に話し合われたこと、決まったこと、決まらなかったことなどを端的に確認しましょう。そして、誰がいつまでにどのようなアクションをするのかといった役割分担をすることや、次回の予定確認も必要です。忘れずにおこないましょう。
13.「チェックアウトタイム」で参加者から感想をもらいましょう
チェックアウトとは、会議開始時のチェックインと同様に、参加者が一言ずつ発言をすることです。この時間を設けることで、司会進行者は参加者の理解度や納得度を知ることができ、参加者のより高い満足度につながる効果があります。
あなたが「参加者の立場」の場合
会議に接続するときにすること
1.カメラは常時オンにして、顔が見えるようにしておきましょう
「目は口ほどにものを言う」ということわざもあるように、コミュニケーションにおいて「表情」はとても重要な情報伝達手段です。ウェブ会議でも、カメラでお互いの表情が見える状態とそうではない状態では、コミュニケーションの密度が異なります。 お互いの表情が見えることで、発言者は、他の参加者に自分の意見がきちんと伝わっているのか確認しながら進めることができます。
同部屋、同一カメラで複数名が参加するときは特に注意が必要です。机で向かい合って参加することで、カメラに対して横向きになったり、カメラに写らない位置に座ったりしている人がいないか確認しましょう。
2.マイクは、発言するとき以外はミュートにしましょう
カメラ機能は常時オンが望ましいのに対して、マイクは発言するとき以外はミュートにしておいた方がよいでしょう。雑音やハウリングによって会議を妨げるリスクが減らせます。雑音やハウリングが入りやすい環境のときは、マイク付きイヤホン（ヘッドセット）を使っての参加が望ましいでしょう。
別の参加者の発言を聴くときに気をつけること
3.積極的に反応しましょう
他者の発言を聞いているときは、「あいづちをたくさん打つ」「首をかしげる」などのジェスチャーで積極的に反応しましょう。ウェブ会議の場合は表情やしぐさが観察しづらいため、発言者は「聞こえているかな？」「きちんと意図が伝わっているかな？」と不安になりやすいものです。声を使ったあいづちですと音がかぶってしまうので、代わりに表情やしぐさで反応し、発言しやすい雰囲気づくりを支援しましょう。
4.内職は厳禁です
ウェブ会議では相手から見える範囲が狭いので、他の業務をしながら会議に参加したり、インターネット検索したりという内職をしてしまいがちです。当然のことですが…会議中は内職禁止です。
自分が発言者のときに気をつけること
5.発言の始まりと終わりをわかりやすくしましょう
ウェブ会議では、発言の始まりと終わりがわかりづらいという難点があります。発言をしたいときは、話し始める前に「●●ですが話してもよいですか」と言ってから、話し終わったら「以上です」と言うようにすることで、お互いに発言がしやすくなります。
6.発言は、できる限り簡潔に
他の参加者の反応が見えにくいウェブ会議で話し続けることは、理解されているかどうか不安になりますね。できる限り簡潔に発言することが、ウェブ会議を活性化させることにもつながります。長めの発言をしたい場合は、その都度「少し長くなります」と一言いれたうえで始めるとよいでしょう。
7.積極的に発言しましょう
司会進行者にとっていちばん困る参加者は、「(聴くだけ専門の）耳だけ参加者」です。会議についてきているかどうかがわかりにくからです。そうならないように積極的に発言をしましょう。参加者リストを見て、発言に偏りが出そうな場合は「一人一回は発言しよう」というグラウンドルールを決めておくというのも一つの方法です。
以上、少し長くなってしまいましたが、ウェブ会議を上手に進めるコツについてご紹介しました。総務省の情報通信白書では企業がテレワークを導入する目的として「労働生産性向上に効果がある」と考えている企業が多いことがレポートされています。
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144320.html
在宅ワークやウェブ会議がもたらす効果を考えると、新型コロナウイルス感染症への対処という一時的な取り組みではなく、今後も継続的にウェブ会議ツールを活用する企業が増えると予想されます。さらに、5Gのインフラが普及することで、この動きはさらに加速するでしょう。
しかし、ウェブ会議ツールの導入さえすれば、労働生産性が上がるというわけではありません。ここで挙げた例のような工夫や配慮があって成果を出せるのです。
ウェブサイト運営においても、社内外の関係者とさまざまな目的の会議がひんぱんに開催されます。ウェブサイト運営で成果を上げられるかどうかは、会議進行も含めたプロジェクトマネジメントやチームマネジメントにかかっています。
当社が運営しているウェブマネジメント®講座では、第1部チームビルディング編で、会議体の設定やチームづくりの秘訣を詳しく解説しています。
