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災害発生時の情報発信の心得

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災害発生時の情報発信の心得

今年も、「3.11」がやってきます。

今年は「阪神・淡路大震災」からちょうど20年ということもあり、改めて、大地震との向き合いかたを考えられた方も多いのではないでしょうか。

ここ数年で、「BCP (Business Continuity Planning:事業継続計画)」という言葉は様々なところで聞かれるようになりました。大災害などのリスクに直面しても、重要業務を中断させないこと、また万一中断せざるを得ない状況になったとしても適切な対応策をとり、速やかに事業を再開させること。従業員や取引先の生活基盤を守るという意味でも、また、顧客に心から感謝され信頼されるためにも、BCP の整備 (と有事における遂行) は企業にとって重要な責務と言えるでしょう。

あやとりでも BCP の重要性を以前から訴えており、サービスメニュー「Web-BCP」をご用意しているほか、ウェブサイト運用の観点で気をつけておきたいことについてコラム記事を出しています。(参考:貴社のWeb運用体制、緊急時でも大丈夫?)

今回の記事では、災害発生時の情報発信について、特に大切な心得をふたつ、皆さんと共有したいと思います。

自社が責任を持って一次情報を出す

ひとつめの心得は、「自社が責任を持って一次情報を出す」です。

大規模災害時には、情報は錯綜しがちになります。ソーシャルメディアも相まって、膨大で玉石混交の情報が、否応なしに飛び交うことでしょう。誤解が誤解を呼んで (シェアやリツイートに加担した人に悪意はなかったとしても)「デマ」が流れて信じられてしまう、といったことも十分にあり得ます。

いわゆる「炎上」時の対応の基本とも言えますが、特に有事においては、自社に関する情報は、自社がしっかりと責任を持って、自社メディア (自社の公式サイト) で一次情報を出しましょう。そのためには、ウェブサイトの更新を制作会社まかせにしないこと、有事に際しての対応基準を決めて従業員に共有/徹底すること、が重要です。対応基準は、細かいルールを定めておくことができれば理想的ですが、「想定外」のことはどうしても起こり得るので、立ち返るポイントとしての基本となる指針 (ポリシー) も併せて用意しておくとなおよいでしょう。

一人でも多くの人に情報を届ける

ふたつめの心得は、「一人でも多くの人に情報を届ける」です。

自社メディア (自社の公式サイト) で一次情報を出すにあたっては、すべての関係者 (顧客や様々なステークホルダー) に情報が届くように最大限努めなければなりません。そのために必要なのが、「ウェブアクセシビリティ」という考えかたです。

ウェブアクセシビリティを担保するには、たとえば以下のことを留意する必要があります。一見たくさんあるように見えますが、CMSなどでシステム化 (自動化) することもできますし、平常時においても (ビジネスの機会損失を防ぐという観点で) ぜひ心がけておきたいことばかりです。

  • 発信に急を要するとしても、Word や Excel といった特定のアプリがないと閲覧できないファイル形式では発信しないこと。(取り急ぎ Excel ファイルを発信しようとするのであれば、第三者がデータを自動処理しやすいように CSV ファイルの形で発信するほうがベター。)
  • 各種モバイル機器 (スマートフォンや従来型の携帯電話など) でも閲覧できるように、ウェブコンテンツ制作の標準的な技術 (HTML) を用いること。(Flash など特定のプラグインが必須な形での情報発信はしないこと。)
  • HTML 文書は、情報構造を適切にタグ付け (マークアップ) すること。
  • PDF で発信する場合はテキストに適切なタグ付けをすること。(元文書を画像としてスキャンしてPDFに出力するようなことはしないこと。)
  • 通信インフラが不十分な状況でも必要十分な情報が届けられるよう、ファイルサイズを軽くすること。
  • 多くの人にとって読みやすいように、文字サイズや文字色 (カラーコントラスト) を適切にすること。

いかがでしょうか?「自社が責任を持って一次情報を出す」「一人でも多くの人に情報を届ける」このふたつの心得をしっかりと意識して、ぜひご自身の会社の BCP を再確認いただけたらと思います。「自社の対応は不十分化かも…」「具体的に、どこから手を付けたらよいのだろう…」など、お悩みの方は、お気軽に、あやとりにご相談ください。

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