ウェブサイト運営ガイドライン策定とは
広告代理店や制作会社の我流の制作基準への依存や、運用ルールがないなかでの自社社員によるコンテンツ更新が度重なると、ウェブサイトの品質は不安定になり、企業としての信頼性を高めるための情報管理ができなくなります。
そのような事態を防ぐために、ウェブサイト運用のための指針をガイドラインとして明文化し、社内外の関係者向けに説明会を開催することで、高品質のウェブサイトの管理運用が持続的におこなえるようにします。
ガイドライン策定の手法詳細
ウェブサイトの管理運用方針をガイドラインとして定めることで、一貫性のあるサイト運用と持続的改善がおこなえるようにします。
複数の担当者で手分けをして原稿を準備すると、ついつい各担当者の書き方の癖で使用する用語にばらつきが出てしまい、結果としてサイト全体を通しての一貫性が保たれなくなってしまいます。
そのようなことを防ぐためには、あらかじめ会社として用語使用ルールを定め、用語集として整備をします。
社内関係者や広告代理店や制作会社などの外部外注業者に対してガイドラインの説明会を開催することで、ガイドラインに適合した運営の定着に向けた支援します。
ガイドライン策定の効果を高めるポイント
ウェブサイト運営の目的や理念を、社内外の関係者と共有する
企業規模が大きくなるほど、取り扱う事業が多岐にわたるほど、ウェブサイト運営に携わる人数も増えてきます。ウェブサイト運営における基本方針、顧客の知識レベルや利用環境への配慮、運営体制などを明文化することで、ウェブサイト運営の目的をかかわるメンバー間で共有します。
品質に関する統一基準を定める
統一感のないサイトデザインは企業のブランドイメージに悪影響を与え、ウェブアクセシビリティを無視したソースコードは企業の品質管理力が悪いとみなされてしまいます。 W3CやJIS基準に基づき、サイトデザインやコーディングガイドラインを定め、複数の制作会社がコンテンツの追加や修正をおこなっても、ウェブサイト品質を維持できるようにします。
コンテンツ制作指針を示す
ウェブサイトには独特のライティング手法があります。 利用者の知識レベルへの配慮はもちろん、張り巡らされたリンクを行き来しても違和感なく閲覧できるようにするための用語の統一や検索エンジン対策をおこなうためのキーワード埋め込みテクニックも求められます。 コンテンツ制作における基本指針を整備しておくことで、原稿準備担当者が複数名に分かれても、ウェブ独特のお作法に適した原稿が作成できるようになります。
ページ追加時だけでなく、移設/削除時のルールを定める
あたらしくコンテンツを増やすことに対しては意欲的に取り組めても、過去のページの削除やページ移設をおこなう際には、注意がおろそかになってしまいがちです。古いページが残ったままになっていればウェブサイトの信頼性は失われますし、ページの移設や削除も適切におこなわないと検索エンジンから得られていた、これまでのSEO評価を失ってしまい、検索順位が下がってしまうことにつながります。 ページ移設/削除時のルールについてもガイドラインに定めることで、これらを予防します。
問い合わせ対応手順を整備する
ウェブサイトから注文や問い合わせなど顧客からの反応あった際の対応手順を整備することで、顧客との関係構築をより良好にし、顧客対応におけるトラブルを防止します。
PDCAの定着に向けて、効果検証の指標や手順を定める
効果検証としてチェックすべきこと整理し、明文化することで、複数部門でウェブサイト運営していても、効果検証に基づいたサイト改善が定着するようにします。またチェックすべきことだけでなく、その手順も定めることで実施した施策に対する効果検証と改善がおこなえるための仕組みを整備します。
非常時の対応方針を定める
大規模災害やソーシャルメディアでの炎上トラブルなど、非常事態におけるウェブサイトでの情報発信方針を定めます。
