属人化した業務の標準化を進め、業務効率・生産性を向上したい

#DX推進 #業務プロセス改善 #業務標準化 #業務効率化 #業務可視化　#プロジェクト管理

お客様の課題

なぜその方法でおこなっているか不明確な業務が散在している
業務手順が属人化している
縦割りが根強く、社員の意識や方向性がバラバラ
全体を管理する仕組みがない
変革を推進するリーダー層が不在

解決ポイント

プロセス可視化を通じて全体像を俯瞰する
業務の目的を再確認し、適切な手順を体系化
社内の対話を重ね、部門横断的な改革を推進
Webマニュアルを整備して新しい業務手順を標準化し、個人依存を解消
ミドルマネジャーを育成し、現場からの改革を支援

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課題の背景・要因

業務改善を進める際、多くの場合、まずは業務プロセス図を作成し、個々の業務の流れや作業手順を細かく整理することに重点が置かれがちです。この背景には、現行の部署構造や縦割り組織が強く影響していることが挙げられます。
その結果、既存の方法を基にした改善に終始し、自己都合や組織内の都合に沿った形での改善にとどまることが多くなります。

業務全体を俯瞰して見ることができず、顧客視点での改革が行われずに、真のイノベーションが進まないという課題が生じています。

課題解決プラン

ビジネスプロセスマップで組織を整流化し、Webマニュアルで変革を定着化

1. 価値創造の視点をもって事業全体の業務プロセスを可視化

単に個々の業務フローや作業手順を整理した図ではなく、ビジネスプロセスマップを作成します。これは、顧客、自社、ステークホルダー間の関係性を俯瞰し、事業全体の価値創造プロセスを整理した図です。このフレームワークを通じて、事業全体のあるべき姿を再定義し、自己都合や部署都合による改善ではなく、顧客視点での改革を推進します。ビジネス全体の最適化を図ることで、真に価値を生み出すプロセスへの移行方針を具体化できます。

2.部門の垣根を超えた「ガチ対話」を働きかける

ビジネスプロセスマップを活用し、部署の垣根を越えて本音で意見交換する「ガチ対話」を行うことで、未来志向の改革方針を深く議論できます。これにより、組織全体にプロセス改革の意識が浸透し、部門を超えた協力体制が築かれます。これはミドルマネジャーの育成につながり、組織全体での持続的な業務改善を推進する土壌を整えることにもなります。

3. 各業務の目的から見直し、より良い業務方法を再定義

「なぜその方法で業務を行っているのか？」という目的を再確認し、最適な手順を標準化します。これにより、属人化された業務を解消し、効率的な作業フローを実現します。

4. Webマニュアルの整備により新業務プロセスを定着

新たな業務手順やプロセスをWebマニュアルとして体系化し、現場での活用を促進します。さらに、Webマニュアルのアクセス解析を行うことで、業務上の問題やボトルネックを特定し、業務プロセス改善のPDCAサイクルを回すことが可能となります。これにより、従業員はスムーズに新業務プロセスを理解し、迅速な適応が実現します。