業者選定/業者管理

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業者選定/業者管理

事業の成果に貢献するウェブサイト運営のためには、クリエイティブな技術力も大事ですが、それ以上に戦略に基づき適切なアウトプットを引き出す「プロジェクト管理=外注業者マネジメント」が重要です。

主なお悩み/課題 - 業者選定/業者管理でよくあるご相談

業者選定に関する悩み

悩み
  • ウェブサイトをリニューアルしようと思っているが、どのようにして開発業者を選定したらよいのかわからない
  • 制作会社の探し方がわからず、紹介サービスを使ってみたが、いい会社が見つからなかった
  • 「RFPを作るべきだ」と言われたが、どんな項目や内容にすべきか見当もつかない
  • 相見積もりをとったら、外注業者によって価格と内容が違い過ぎて判断できなかった


リニューアルプロジェクトにおける業者管理に関する悩み

悩み
  • ウェブサイトのリニューアル開発プロジェクトを進めているが、適切に進捗しているかが不安
  • 第三者に検証をしてもらいながら進めたほうがよいだろうか?
  • 何回修正を依頼しても正しく修正されなかったり、修正したところが元に戻っていたりする
  • 業者から納品された成果物に対して、どんなことをチェックすべきかわからない


日々の運営における業者管理に関する悩み

悩み
  • 制作会社に何をどこまで頼んでいいのか・・・
  • 毎月定額で保守費用を払っているが、何をしてくれているのかいまいちわからない
  • 追加作業に対して見積もりをもらったが、この金額が妥当なのかどうかがわからない
  • ウェブサイト制作やウェブ広告を広告代理店に依頼しているが、成果が芳しくない


起きている要因

課題の背景 - 業者選定/業者管理がうまくいかない要因

業者のプロジェクトマネジメントスキルの問題

業者にプロジェクトマネジメントを体系的に学んだ人材が不足しており、日々のワークフロー(仕事の進め方)のなかで、適切なプロジェクト管理がなされていない。

発注者側の確認漏れや精度の問題

発注者側企業において「どのように確認したらよいのか」が不明瞭、あるいは経験不足が原因で、業者にあいまいな指示を出してしまい、結果として意図が正確に伝わらないまま制作が進んでしまう。

また、担当部門だけの確認で済ませてしまい、適切なタイミングで上層部への確認をおこたってしまった結果、後になって上層部から修正指示が入り、手戻りが発生してしまう。

解決のために

課題解決のポイント - 業者選定/業者管理成功の秘訣

提案依頼書(RFP)を作ったうえで業者選定をする

提案依頼書(RFP)とは、ウェブサイトのリニューアルやシステム導入、運用支援などの業務委託をおこなうにあたり、発注先候補の業者に対して具体的な提案を依頼する文書のことです
RFPに基づいた業者選定をおこなうことで、要求事項や要求する品質レベルに見合った業者を選ぶことができる可能性が高くなります。また、RFPを書くことにより、社内であいまいだった要求事項が言語化され、発注者側として業者に伝えるべきことを整理することにもつながります。

外注業者に「PIMBOK®」や「PMP®」などを勉強した人がいるか聞いてみる

プロジェクト管理には、「PIMBOK®」や「PMP®」などの国際規格があります。発注先業者のプロジェクト責任者が、これらの資格について勉強しているか(体系的に学んだ人がプロジェクトメンバーにいるか)確認してみましょう。
もちろん、資格を取得しているメンバーがいればなおよいですが、資格取得者がいるだけでは不十分で、会社の仕組みとして機能しているかどうかが重要です。

(注1)PMBOK®(Project Management Body of Knowledge)とは、プロジェクトマネジメント協会(PMI)が発行する、「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド」のことです。参考:https://ja.wikipedia.org/wiki/PMBOK
(注2)PMP®(Project Management Professional)とは、アメリカ合衆国の非営利団体であるProject Management Institute (PMI) が主催しているプロジェクトマネジメントに関する国際資格です。参考:https://ja.wikipedia.org/wiki/PMP

プロジェクト管理専門で、第三の業者に参画してもらう

大規模なプロジェクトの場合、「第三者検証」として、プロジェクト管理専門の役割を担う会社を別途選定し、参画してもらうという方法もあります。プロジェクトの予算、規模、複雑さなどによっては検討してみましょう。

ケーススタディ

製薬会社 W社
社内担当者が複数に分かれても適切に発注管理し、業者(外注業者)に正確な仕事をしてもらうために必要な仕組みづくりを実施
(注)過去に携わった複数事例を参考に作成したモデルケースです。
プロジェクト期間 3ヶ月
予算 500万円
参加人数/参加部門 【社内】
経営企画部門/情報システム部門/マーケティング部門など50名

【社外】
元請け広告代理店/下請け制作会社/システム開発会社などウェブサイトの構築運営にかかわる企業15社50名
実施方法 運営サイト全体を通して、一貫性を保ち、上場企業としての品質を担保できるよう、発注方法や制作方法を定めたガイドラインを策定し、社内外の関係者へ浸透させるための取り組みを実施。


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「業者選定/業者管理」におすすめの導入プラン

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