営業時間 9:30〜17:30(平日)
サイト内検索
- 文字サイズ +

配布文書はPDF化しましょう!【ICT/情報管理】

投稿日:
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

いまだ一般企業ではWindowsXPをベースにOffice2003をつかっているところが大半です。お客さまにOfficeで作成した文書ファイルを配布するときの拡張子はどうしているでしょうか?Office2003では直接、ExcelもWordもPPTもPDF保存ができません。

企業の情報管理のお作法として、お互いに編集し合うファイルはともかく、編集権をお客さまに渡さない文書(見積書、納品請求書、ニュースレターなど)は、編集可能な拡張子で配布することはあまり望ましくありません。

書き換えが可能なファイルを渡して、万が一、金額の変更などとつまらぬトラブルがあってはいけません。相手に上書き保存されたくない文書ファイルはPDF化して収めましょう。

Office文書ファイルをPDF化するソフトウェアは有料のものからフリーのモノまで各種出ています。いちばん有名でよくつかわれているものに「PrimoPDF日本語版」があります。プリントアウト感覚でつかえるフリーソフトです。多くの企業でも導入されています。

企業の情報管理と言いながら、外部との文書の受け渡しについて細かくガイドラインを決めている企業はまだまだ稀です。各人にお任せしている企業が大半です。リテラシーの高いスタッフは、こういったPDF化ソフトを使い、自主的に外部編集権を与えたくない文書については、PDF化して送っていますが、そもそもPDF化するソフトの存在さえ知らない人たちは、xls拡張子やdoc拡張子のまま配布しています。PowerPointも、ppt拡張子は編集可能です。プレゼン用だけに送りたい場合は、スライドショー専用拡張子(pps)がありますが、使われるケースはまれです。

学会発表、株主総会用資料など知的所有権や数字を扱う資料でのプレゼン時は、最終版をpps拡張子にして、プレゼン用PCや外部記憶メモリなどへの保存がセキュリティ上安全でしょう。

社内の公的資料の保存ルール(読み取り専用、パスワード設定など)もガイドラインで規定すべきことですが、まだまだ未整備な会社が多いのが実情です。文書保存や配布ルールについても望ましいガイドラインを策定する方向で考えましょう。当社では、ファイルサーバーの利用ガイドラインも含め、策定のお手伝いをいたします

なお、Office2007では、専用プラグインを下記よりダウンロードすることで、各ソフトでPDFで保存できるようになります。ダウンロード後、使用しているプログラムに応じて [Office] メニューまたは [ファイル] メニューから [PDF または XPS 形式で発行] を選択することで、PDFファイルが生成されます。

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displayLang=ja

Office2010では、PDF保存機能がついています。保存時の拡張子の候補に出てきますので、選択後保存して下さい。

なお、ウェブサイトでの文書配布に関しては、Webアクセシビリティ基準(a11y)にて、「ウェブでの公開文書は極力HTMLにしたほうがいい」となっています。ご参考までに。

ウェブ戦略の専門家がご相談を承ります。お問い合わせフォームはこちらをクリックしてください。
BtoB企業ウェブ担当者必見のお役立ち情報が満載のウェブ戦略ノウハウ資料が無料でダウンロードできます。

東京~大阪までご支援可能です。まずはフォームよりお問い合わせください。

BtoB企業のウェブ担当者必見!!売上アップに貢献するウェブ解析の活用方法
seminar-banner20170119

【無料】BtoB企業ウェブ担当者必見のノウハウ資料ダウンロード

戦略的ウェブ活用のエッセンス/事業戦略と同期した戦略的ウェブ活用のノウハウをギュッと凝縮!
失敗しないための戦略的ウェブサイト構築手順/リニューアルを成功させる秘訣は「作り始める前にやるべきこと」にある
ウェブマネージャーが身に着けておくべき7つのスキル/企業のウェブ担当者に求められる7つのマネジメントスキルとは?
セールスとマーケティングをつなぐウェブ解析/営業部門との連携を図り、営業員が活躍しやすいように後方支援をする
タグ :
ページの先頭へ