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RFP(提案依頼書)とは?なぜ必要なのか?

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大規模リニューアルをするにあたり制作会社を選ばなければ…

自社サイトのリニューアルを担当することになりました。コンペをして制作会社を選ぶように指示が出ていますが、何からはじめるとよいでしょうか?

RFPを用意しよう

RFPとは?

大規模なサイトリニューアルの場合、いくつかの制作会社を集めてコンペをすることも多いと思います。その際、どんな提案をしてもらいたいかを各社に提示する必要があります。その提示するものを「RFP(Request For Proposal : 提案依頼書)」と言います。

RFPを用意せずに提案依頼を受けてはいけないのはなぜか?

よって、最初にするべきことは「RFPを用意する」ということになります。

もし、RFPを作らずに提案依頼をしてしまうと、ピントのずれた提案ばかりが集まってしまいます。これは事業戦略やリニューアルコンセプトの定義なしに業者へ丸投げしてしまうことと同義であり、満足のいく成果が得られません。

具体的なRFPを提示することで、やりたいことに合致した提案を業者から受けられるようになります。同時に、RFPという形でドキュメントに起こすことで、自分たちのやりたいことを客観的にとらえられるようにもなります。

RFPに盛り込むべき内容

RFPに盛り込むべき内容は、プロジェクトによって変わりますが、たとえばウェブサイト再構築プロジェクトの場合、下記のようなことを盛り込むのが望ましいです。

  • 委託業務の概要(委託内容・委託期間・委託金額など)
  • 業者選定の手順(選定スケジュール・評価基準など)
  • 必要書類(見積もり書・企画書・デザイン案など)と提出方法
  • 業者選定に関する問い合わせ先
  • 自社の事業概要
  • ウェブサイトの役割と再構築の目的
  • 既存サイトについての課題
  • ウェブサイトに盛り込みたい具体的な要望
  • デザイン要求
  • システム要求(CMS化するか否かなど)
  • インフラ要求(サーバー管理方針・ドメイン管理方針など)
  • これまでの運用体制と今後の運用体制
  • プロジェクトの成果指標
  • サイトオープン後の計画

RFP作成でよくある失敗

RFP作成でよくある失敗は、事業戦略を無視し、恣意的な判断(個人的好み)でRFPを作ってしまうことです。そもそも企業ウェブサイトは、企業の事業そのものと密接に連動しているべきであり、このような「的はずれな」RFPでは「ボタンの掛け違い」を招くだけです。もちろん業者から実効性のある提案を受けることは難しく、成果をあげることはできないでしょう。

事業戦略をきちんと把握し、担当者みずからがそしゃくしたうえで、それをウェブサイト運用に落とし込むとはどういうことなのかを熟考します。当然、KGIやKPIといった成功指標も意識せざるを得なくなりますが、具体的な指標の確定はできないまでも、そういった指標が想定されることもあわせて意識し、RFPをまとめるとよいでしょう。そのうえで、不明なところ(業者側の独自の提案やアドバイスを期待したいところ)をわかりやすくしめすことで、業者との建設的なコミュニケーションを始められることが期待できます。

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