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情報の責任は誰が持つか

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今回は、企業ウェブにおける情報発信の責任分担について、少しお話ししたいと思います。

皆さんの会社でも、多くの方が、ウェブを通じて様々な情報を発信していると思いますが、各々の情報について、誰が (どの部署が) 責任を持つか、明確になっていますでしょうか?

誰でも簡単に情報発信できる時代だからこそ…

昨今は、WordPress などの CMS (コンテンツマネジメントシステム) を通じて、簡単に情報を発信することができます (HTML のタグを知らなくても、ワープロ感覚でコンテンツを書いて公開することができます)。また、ソーシャルメディア (Facebook や Twitter など) を通じて、手軽に、商品/サービスや企業活動を宣伝することができます。

このように「誰でも簡単に情報発信できる時代」だからこそ、情報の「責任の所在」については、きちんと決めておく必要があります。

なぜ「責任の所在」を決めておく必要があるのか

ひとことで言うと、企業サイトで発信した情報に対しては、「内容の説明責任」「何かあったときのフォロー」がとても重要になるからです。

「誰でも簡単に情報発信できる時代」ということは、裏を返せば「本来、自分 (の部署) が発信すべきではない情報も、発信することが、仕組み上、容易である」ことを意味します。悪気がなくても、自社のイメージアップにつながるからという理由で他部門の情報を発信してしまったり (実はその情報はまだ機密事項だったり)、自部門の商品のネガティブ情報 (製品の不具合など) を広報部門を通さずに出してしまったり (その結果、マスコミ対応が一枚岩でできなかったり)、など、企業サイトにおける情報発信には様々なリスクもあることに、気をつけなければなりません。

発信した情報について、誰 (どの部署) が説明責任を取れるのか、を明確にする必要があるでしょう。

「責任の所在」を明文化する

発信した情報について、誰 (どの部署) が説明責任を取れるのか、を明確にし、それを社内で徹底するためには、ルール (またはガイドライン) として明文化するのが有効です。

自社が発信する情報の種類を洗い出し、各々の情報の種類に対して、誰 (どの部署) が発信者となるか (すなわち情報の責任者となるか) を明記します。その際、「他部門が責任を持つべき情報を自部門でも発信したい場合 (シナジー効果などを狙って)」についても、相談/承認のフロー、何かあったときのフォロー手順、などを決めておくとよいでしょう。せっかく「誰でも簡単に情報発信できる時代」なのですから、より効果的なプロモーション活動のためにも、ガチガチにルールを固めるだけではなく、柔軟さも必要だと思います。

簡単な表を一枚作るだけでよいので、ぜひトライしてみていただければと思います。

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